Le casse-tête des notes de frais

Dans cet univers foisonnant et captivant qu’est le 7ème art, les assistant(e)s et administrateurs/trices de production occupent une place essentielle parfois sous-estimée par certains intervenants, car souvent incomprise.

Si les assistant(e)s de production sont connu(e)s de tous, sortes de Mary Poppins des tournages assurant les relations entre les différentes équipes, redoublant de créativité, d’efficacité et d’ingéniosité pour satisfaire les demandes de leurs employeurs et servir au mieux les intérêts du film, le rôle tenu par les administrateurs/trices de production demeure cependant plus obscur.

Pourtant, ces magiciens de l’ombre (que l’on ne voit pas toujours sur les plateaux) œuvrent sans relâche dans les coulisses pour gérer les salaires, les organismes sociaux, la comptabilité du film, et la situation financière avec le dir prod.
Ils sont pour ainsi dire les mini directeurs financiers du film, assurant la liaison entre le directeur de production et la société de production (ainsi qu’avec le comptable et le cas échéant les départements juridiques et administratifs de la société, selon sa taille).

Si l’engagement du personnel, le versement des salaires (hebdomadaires en France, mensuels en Belgique), l’établissement des échéanciers et des situations, l’imputation des diverses factures et le suivi du coût du film font partie des nombreuses taches de l’administrateur de production, il est un domaine qui, à tous les coups, peut leur faire grincer des dents et leur donner quelques rictus aux coins des lèvres : les notes de frais (NDF, pour les intimes).

Dans certaines productions, les NDF sont rebaptisées par certains administrateurs: frais directement liés à la production, afin que leur utilité et la manière de les remplir soient comprises du plus grand nombre.
calculatriceCe sont des frais engagés par les personnels salariés (et uniquement) pour la production du film et qui doivent bien entendu leur être remboursés. L’usage veut que la production fasse une avance au salarié afin que celui-ci n’utilise pas sa trésorerie personnelle. Dans ce cas, les dépenses indiquées sur les notes de frais seront déduites de l’avance.
Ce sont des pièces justificatives essentielles servant au suivi et au classement des différentes dépenses liées au film. Le sujet est vaste, mais nous allons tenter d’en brosser sommairement les différents aspects, de nombreux techniciens les considérant comme de véritables casse-têtes, s’emmêlant les pinceaux avec la TVA et ne comprenant pas toujours la nécessité de les remplir comme il faut et, surtout…

De les rendre en temps et en heure : après le tournage, l’administrateur doit rendre tous les comptes au directeur de production et au producteur. Il a besoin de tous les frais réellement effectués pour donner une situation financière exacte au directeur de production. Plus vous tardez à donner vos frais, plus s’éloignent les chances d’être remboursé rapidement car l’administrateur, s’il n’est pas engagé sur la postproduction, sera déjà parti.

De les accompagner de leurs justificatifs, c’est-à-dire une FACTURE, avec le nom et l’adresse de la production, et si possible le titre du film en-dessous. Les reçus CB et les tickets de caisse ne sont pas valables (mais si vous n’avez que ça, donnez les).

1) Comment se présente une NDF :
Selon les structures de production, un document intitulé NDF (ou : frais directement liés à la production) est mis en page par l’administrateur de production ou le directeur de production, et distribué aux chefs de postes afin qu’ils y retranscrivent leurs différents achats.

Ces documents sont présentés sur une feuille A4 (en mode portrait ou paysage, selon le modèle choisi par l’administrateur ou le directeur de production). Ils comprennent dans leur en-tête les données de la société de production, le titre du film, l’année de production.

2) Comment BIEN remplir une NDF :
Avant de remplir correctement une NDF, il est indispensable de savoir ce que l’on entend par : « frais liés à la production ». Pour les équipes de tournage, il s’agit pêle-mêle de :
– Frais de décors, accessoires, costumes et attributs portés à l’image
– Frais de transports et de logements
– Frais affectés au matériel et autres moyens techniques
Il existe également d’autres frais mais plus en rapport avec les acteurs de la production, donc je ne vais pas les énumérer ici.

Une fois que cet aspect a bien été saisi, il est important de commencer par mentionner sur chaque NDF (à l’endroit prévu à cet effet, svp) :
– Le nom du technicien à qui appartient la fiche.
– Le poste tenu par le dit technicien (si le technicien a plusieurs fiches, elles seront numérotées chronologiquement par la prod, merci :).

Suit un tableau comportant généralement les données suivantes (peut varier d’une fiche à l’autre) :
tableau NDF

  • Si possible, faire une NDF par type de dépense. Exemple : un décorateur fera des NDF pour les frais liés à la décoration, et en fera d’autres avec des frais de régie (carburant, péage, repas). C’est plus clair pour tout le monde, technicien comme administrateur. Il suffit de mettre « déco » ou « régie » sur la NDF. Evidemment, si un technicien (maquilleur par exemple) a seulement une dépense de régie (un plein d’essence), pas la peine de faire une NDF à part, il suffit de l’indiquer sur le libellé.
  • Numéroter les dépenses au fur et à mesure qu’elles se présentent (ordre chronologique).
  • Indiquer la date de la dépense (cette donnée est certifiée par le justif qui accompagne la NDF :p)
  • Libellé : Le descriptif concis mais complet de la dépense afin que l’on puisse la faire correspondre au bon code comptable film.
  • Indiquer le prix de la dépense TTC.
  • Signer la NDF avant de la remettre à l’assistant(e) de production (signature du technicien en bas à gauche, ce qui permet au directeur de production de la signer en bas à droite)

A ne pas faire (de préférence) :
– Même si vous êtes calés en TVA, laissez les cases TVA et HT libres. Elles seront remplies par les administrateurs ou leurs assistants (selon la structure de la boîte de prod, bien entendu).
– Laisser (impérativement, svp) la case code comptable libre pour l’administrateur ou ses assistants. Ils se chargeront d’inscrire le code comptable correspondant.

Il arrive cependant que l’on demande aux techniciens de remplir les cases TVA et HT. Je conseillerais à ces techniciens de s’abstenir. Car une erreur de leur part lors du remplissage de leur fiche entraînera des corrections à répétitions lors du calcul de la TVA récupérable et de la ventilation des montants dans les comptes du film. Le travail sera à refaire une seconde fois, entraînant une perte de temps assez importante pour tous. On ne peut pas se permettre un tel luxe.

Ce que je conseille, si l’administrateur ne le fait pas, c’est de lui demander de faire un email explicatif à tous les techniciens sur la manière de procéder.

Je répète : ne remplissez pas les cases TVA et HT, même si on vous le demande. C’est le travail de l’administrateur, pas celui du technicien (ils ont autre chose à faire).

Juste pour information, parce qu’on a tous le droit d’élargir nos connaissances, voici néanmoins quelques bases TVA qui pourront vous être utiles.

Néanmoins, voici quelques bases TVA qui pourront vous être utiles.

3) La récupération de la TVA sur les notes de frais :
Il est possible de récupérer la TVA des notes de frais sur les éléments suivants :

TVA déductible à 100%

  • Frais de logement ou d’hébergement engagés au profit d’un tiers (client, fournisseur, intervenant extérieur).
  • Frais de restaurant, de réception, de spectacles exposés au profit d’un tiers (noter le nom des personnes sur le justif).
  • Frais de restaurant, de réception, de spectacles exposés au profit de salarié ou de dirigeant, s’ils sont en réunion ou en mission.
  • Frais de péage autoroutier
  • Frais de Parking
  • Gasoil pour véhicule utilitaire
  • GPL pour véhicules de tourisme ou utilitaires

    TVA non déductible à 100%

  • Frais de logement ou d’hébergement engagés au profit de salariés ou de dirigeant de l’entreprise.

  • Frais de taxi
  • Frais de transport (train, avion, bus,…)
  • Essence pour véhicule de tourisme
  • Essence pour véhicules utilitaires
  • Location de véhicules de tourisme auprès d’une société de location

Petit Casse-tête TVA (sinon, ce ne serait pas drôle ;) ) :
– Gasoil pour véhicules de tourisme : 80% de la TVA est récupérable.
rubicubeImportant pour le calcul de la TVA :
Il existe 4 taux de TVA : Taux normal (20), taux réduits (10% et 5,5%) et un taux particulier de 2,1%.

Cette petite parenthèse non exhaustive sur la TVA étant clôturée, poursuivons !

Une fois que vous avez consciencieusement rempli votre NDF et remis tous vos justifs à l’assistant(e) de production, que se passe-t-il ?

4) L’après NDF :
Une fois que l’assistant(e) de production a récupéré les NDF et les justifs correspondants, celles-ci sont :
– D’abord validées et signées par le directeur de production (d’où l’importance de bien rendre tous les justificatifs. Ca va finir par vous saouler, mais c’est important).
– Elles sont ensuite numérotées, datées, ventilées, pour préparer le travail de l’administrateur.

L’administrateur de prod impute ensuite les notes de frais dans la compta film (chaque semaine), afin que les comptes soient justes.
S’il y a des remboursements à faire, ils seront effectués avec les salaires hebdomadaires (pour les Français) ou mensuels (pour les Belges).
Votre diligence à remplir et remettre vos notes de frais complètes a donc une importance pour vous également.

5) Que se passe-t-il si TOUS les justificatifs ne sont pas rendus :
Il est important de comprendre que les NDF ont une valeur comptable. Elles ne sont pas obsolètes et doivent impérativement être accompagnées de TOUS leurs justificatifs afin d’être considérées comme valables.

Ce détail échappe souvent à de nombreux techniciens qui oublient ou ne prennent pas la peine de garder et/ou rendre leurs justificatifs en même temps que leur note de frais.

Il faut savoir que sans ces justificatifs :
– Il n’y a pas de remboursement possible si le technicien a avancé le montant total de sa NDF (ce détail aide généralement à se rappeler de rendre les justifs :p).
– La comptabilité peut réfuter (et le fait souvent!) certaines dépenses, ce qui risque de poser un certains nombres de problèmes à la production lors de la clôture des comptes du film (eh oui!).

Ce dernier point amène donc bien souvent les administrateurs ou leurs assistants à user de subterfuges (nous ne donnerons pas plus de détails ici) pour tenter faire accepter et valider toutes les dépenses non justifiées. Selon les équipes de tournage plus ou moins grandes, cela peut occasionner des retards et pertes de temps colossaux qui ne profitent au final à personne.

Alors remplissez bien vos fiches, gardez précieusement tous vos justifs et n’oubliez pas de les remettre chaque semaine à l’assistant(e) de production, qui se chargera de vous courir après, si vous ne le faites pas :p et d’en assurer le suivi. ;)


Cet article a été mis à jour avec la participation de Julien Farrugia, administrateur de production. Un grand merci à lui.

Mise à jour du 21 janvier 2016

Tibwa Nzapa

Tibwa Nzapa

Assistante de production & Assistante administration de production - Belgique

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