Travailler avec WhatsApp en préparation et en tournage

Apparu en 2009 et racheté par Facebook en 2014 pour la modique somme de 16 milliard de dollars, WhatsApp (ou WhatsApp Messenger) est devenu le premier service de messagerie instantanée à travers le monde avec son milliard d’utilisateurs quotidiens…

Le nom WhatsApp est une déformation de What’s Up : « quoi de neuf ? » en français.

Très répandu en France également et réputé plus économe sur sa consommation en données que d’autres services comme Skype (Microsoft) ou Messenger (Facebook), WhatsApp a su s’imposer de fait à l’étranger, en lieu et place des SMS et des appels vocaux, là où les forfaits illimités ne sont pas monnaie courante comme chez nous.Fort de ses différents services (VoIP, messagerie instantanée, partage de fichiers audio, vidéo mais aussi de fichiers, de contacts, de sa localisation…) et du plus récent cryptage des messages de bout en bout le rendant plus sécurisé, WhatsApp se situe à la frontière des « team app » spécialisées comme Slack ou Hipchat, très utilisées en entreprise outre-atlantique et qui permettent de faciliter la coordination de projets en équipe… Mais WhatsApp possède l’avantage d’être totalement gratuit. Il est aussi plus simple d’utilisation, multiplate-forme et il est disponible en français !

WhatsApp ne nécessite pas la création d’un compte classique avec son e-mail car votre compte sera directement associé à votre numéro de téléphone portable dés le lancement de l’application. WhatsApp se synchronisera alors automatiquement avec vos contacts pour rechercher ceux qui utilisent également l’application.WhatsAppMais revenons à nos moutons. En quoi WhatsApp peut-il être utile lors d’une préparation et d’un tournage de film ?

La réponse est simple. La possibilité de créer des groupes !

En effet, les salons ou groupes de discussions permettent de réunir et d’interagir avec les membres de l’équipe de façon plus active que les classiques courriels.
Groupes WhatsApp

Contrairement aux groupes, les listes de diffusion permettent d’envoyer un message à plusieurs personnes de manière unilatérale car seul, l’expéditeur du message diffusé recevra une réponse d’un destinataire. Pas les autres. De plus, pour recevoir un message diffusé, le destinataire doit avoir au préalable enregistré le numéro de l’expéditeur dans ses contacts.

Via les groupes, un repéreur sur le terrain pourra envoyer, en quelques instants, quelques photos d’un décor sur un groupe, intitulé par exemple « repérages », où se trouverait l’équipe mise en scène, régie et de production afin de savoir si c’est une bonne piste…

Un accessoiriste en train de chiner pourra transmettre la photo d’un accessoire à son chef déco et/ou à son réalisateur pour le valider avant de l’acheter…

Un costumier pourra faire suivre les photos des essayages à son réalisateur en déplacement pour avoir de suite son retour.

Un assistant réalisateur pourra faire suivre une information de dernière minute comme un changement à la feuille de service sur un groupe « général » où se trouve toute l’équipe…

Les exemples ne manquent pas et vous l’aurez compris, l’intérêt dans tout cela !? … L’aspect « live » des communications et le partage de l’information à plusieurs personnes en même temps ! Le tout en mobilité.

Aujourd’hui, la démocratisation des smartphones et l’accessibilité à la 3G/4G, bientôt 5G, encouragent au quotidien les communications instantanées (plus actives) qui peuvent être mises à profit sur une préparation et un tournage en complément, bien entendu, des incontournables e-mails (plus passifs).

Quelques exemples de groupes :

> Général
L’ensemble de l’équipe technique.

> Casting
Directeurs et chargés de casting, de figuration, mise en scène, H.M.C. …

> Repérages
Repéreurs, mise en scène, chef op, ingé son, dir prod, assistant de prod…

> Costumes ou Essayages
Costumier, habilleur, mise en scène, ingé son…

> Mise en scène
Réalisateur, le 1er, 2nd et 3ème…

On peut envisager une multitude de possibilités de groupes, à votre convenance, mais il est important de les limiter également. Trop de groupes nuiraient à l’efficacité des premiers, les plus importants.

Les avantages

– Communication « live » et instantanée.
– L’information groupée.
– La réactivité.
– Une légère réduction de la masse d’e-mails échangées entre les équipes.
– La possibilité de laisser des messages audios
– Les accusés de réception pour chaque message (si activés).
– La possibilité d’épingler les groupes les plus importants. Ils s’afficheront en haut du fil. Trois maximum.
– L’application existe aussi sur Mac et PC (beta) en synchronisation wifi avec son smartphone et via votre navigateur (WHATSAPP WEB).
– La sauvegarde des messages dans le cloud et la synchronisation entre vos appareils.

Les inconvénients

– L’information « qui se noie » (mais WhatsApp a une option très utile pour contrer ce phénomène avec « Messages importants », voir plus bas, même elle n’est pas suffisante).
– Le « tsunami » de photos reçues par les destinataires si l’expéditeur ne discipline pas ses envois… (WhatsApp regroupe maintenant les photos suite à une dernière mise à jour).
– Inefficace en cas d’absence de connexion (comme les emails me direz-vous).
– Il faut être équipé d’un smartphone…
– … et des équipiers qui jouent le jeu de l’application au travail en l’utilisant.
– L’application appartenant à Facebook. On pourrait toujours s’interroger sur la protection des données. Malgré le cryptage de bout en bout.

Depuis peu, WhatsApp permet maintenant de supprimer un message déjà envoyé mais une notification de « message supprimé » apparaîtra chez le(s) destinataire(s).

Essayer, c’est l’adopter. À l’étranger du moins où la data coûte souvent moins chère que la voix. Les équipes françaises qui ne pratiquent pas WhatsApp en préparation et en tournage vous feront sans doute les gros yeux au début si vous lancez l’initiative mais ils devraient assez vite constater l’utilité de la chose à l’usage.

Si vous cherchez une alternative, on pourrait aussi vous conseiller l’application Telegram Messenger, réputée plus fiable et moins « Big Brother ».

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Pour aller plus loin :

> Créer et gérer les groupes de discussion
> Comment utiliser la fonctionnalité des Messages Importants ?
> Comment puis-je envoyer des fichiers médias, documents, positions ou contacts ?
> La sauvegarde et la restauration des messages !
> Les Listes de Diffusion expliquées

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