Travailler avec WhatsApp en préparation et en tournage

Apparue en 2009 et racheté par Facebook en 2014 pour la modique somme de 16 milliard de dollars, WhatsApp (ou WhatsApp Messenger) est devenu le premier service de messagerie instantanée à travers le monde avec son milliard d’utilisateurs…

Le nom WhatsApp est une déformation de What’s Up : « quoi de neuf ? » en français.

Très répandu en France également et réputé plus économe sur sa consommation en données que d’autres services comme Skype (Microsoft) ou Messenger (Facebook), WhatsApp a su s’imposer de fait à l’étranger, en lieu et place des SMS et des appels vocaux, là où les forfaits illimités ne sont pas monnaie courante.

Fort de ses différents services (VoIP, messagerie instantanée, partage de fichiers audio, vidéo mais aussi de fichiers, de contacts, de sa localisation…) et du plus récent cryptage des messages de bout en bout le rendant plus sécurisé, WhatsApp se situe à la frontière des « team app » spécialisées comme Slack ou Hipchat, très utilisées en entreprise outre atlantique et qui permettent de faciliter la coordination de projets en équipe… Mais WhatsApp possède l’avantage d’être totalement gratuit. Il est aussi plus simple d’utilisation, multiplate-forme et il est disponible en français !

WhatsApp ne nécessite pas la création d’un compte classique avec son e-mail car votre compte sera associé à votre numéro de téléphone dés le lancement de l’application. WhatsApp se synchronisera alors automatiquement avec vos contacts pour rechercher ceux qui utilisent également l’application.WhatsAppMais revenons à nos moutons. En quoi WhatsApp peut-il être utile lors d’une préparation et d’un tournage de film ?

La réponse est simple.
La possibilité de créer des groupes !

En effet, les salons ou groupes de discussions permettent de réunir les membres de l’équipe autour d’un sujet, d’un département ou d’un projet collaboratif.
Groupes WhatsApp

Un repéreur sur le terrain pourra envoyer en un instant quelques photos d’un décor aux personnes réunies sur un groupe « repérages » où se trouverait l’équipe mise en scène afin de savoir si c’est une bonne piste avant d’aller démarcher… Pas besoin d’attendre le soir et la rédaction d’un long e-mail pour retourner l’information.

Un accessoiriste en train de chiner pourra transmettre la photo d’un accessoire à son chef déco et à son réalisateur pour le valider avant de l’acheter…

Une costumière pourra faire suivre les photos de ses essayages à son réalisateur en déplacement mais accro à son smartphone pour avoir de suite son retour tout en tenant au courant un assistant mise en scène ou un perchman qui veillera à la possibilité de poser un HF sur le dit costume…

Un assistant réalisateur pourra faire suivre une information de dernière minute, un changement à la feuille ou autres sur un groupe « général » où se trouve toute l’équipe… Il prendra soin malgré tout de doubler l’information par email pour les personnes qui ne seraient pas équipées d’un smartphone.

Les exemples ne manquent pas et vous l’aurez compris, l’intérêt dans tout cela !? … La réactivité et le partage de l’information à plusieurs personnes en même temps !

Aujourd’hui, la démocratisation des smartphones et l’accessibilité à la 3G/4G encouragent au quotidien les communications instantanées qui peuvent être mises à profit sur une préparation et un tournage en complément, bien entendu, des incontournables messageries e-mails et appels vocaux. En clair, on évolue avec son temps et les méthodes de travail avec. :)

Quelques exemples maintenant de groupes et de répartition dans ces derniers au niveau de l’équipe technique.

> Général
L’ensemble de l’équipe technique.

> Casting
Directeurs et chargés de casting, mise en scène, H.M.C. …

> Repérages
Repéreurs, mise en scène, chef op, ingé son, dir prod…

> Costumes ou Essayages
Costumier, habilleur, mise en scène…

> Décoration ou Accéssoires
Déco, mise en scène…

> Mise en scène
Pour le 1er, 2nd et 3ème…

On peut envisager une multitude de possibilités de groupes mais il est important de les limiter également. Trop de groupes nuiraient à l’efficacité des premiers, les plus importants.

Les avantages

– La communication « live », instantanée et groupée.
– La réactivité qui en découle.
– La réduction des e-mails et des appels vocaux.

Les inconvénients

– L’information « qui se noie » (mais WhatsApp a une option très utile pour contrer ce phénomène avec « Messages importants »).
– L’absence de connexion.
– Il faut être équipé d’un smartphone…

Essayer, c’est l’adopter. Les équipes françaises qui ne pratiquent pas WhatsApp en préparation et en tournage vous feront sans doute les gros yeux au début si vous lancez l’initiative mais ils verront assez vite l’utilité de la chose à l’usage.
En tout cas, sachez qu’à l’étranger, WhatsApp est particulièrement utilisé dans la communication des équipes de tournage.

Pour aller plus loin…

> Créer et gérer les groupes de discussion
> Comment utiliser la fonctionnalité des Messages Importants ?
> Comment puis-je envoyer des fichiers médias, documents, positions ou contacts ?
> La sauvegarde et la restauration des messages !

ARAssociés

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  • Quelques nouveautés intéréssantes de la version 2.16.11 – 27 septembre 2016

    • Dans les groupes, vous pouvez désormais faire référence à des personnes en particulier pour attirer leur attention en saisissant le symbole @ et en choisissant une personne dans la liste qui apparaît

    • Lorsque vous transférez des messages, vous pouvez désormais les envoyer à plusieurs contacts à la fois

    • Répondez directement aux appels depuis l’écran verrouillé, comme vous le faites pour les appels classiques (iOS 10+)

  • Un commentaire sur Facebook d’Emeline B. – assistante de production – au sujet de cet article.

    Bonjour à tous,

    Après une prépa et un tournage de 2 mois,je dois dire que l’appli Whatsapp m’a globalement convaincu! Au poste d’assistante de production que j’ai occupé sur ce film,j’ai particulièrement apprécié : 1) l’interactivité et la connexion entre les différentes équipes (échanges plus réactifs et plus fluides avec l’équipe sans envoi de mails formels,envoi de photos et d’infos directement via nos téléphones..), 2) la rapidité pour la transmission des infos (n° téléphones,casting validé,photos de repérages…) : pour exemple,ayant été inscrite au groupe « HMC »,je pouvais transmettre les infos nécessaires à l’habilleuse et la maquilleuse rapidement,dès validation des comédiens de la part du directeur de production : pas de long mail où l’on peut louper une info (avec les forward,les transferts…),une conversation simple et où l’on sait qui a vu l’info ou non 3) le désencombrement de ma boîte mail : et cela n’a pas de prix ! 4) les échanges avec l’international : entre des équipes tunisienne et belge,cela a nettement facilité la communication et l’aspect plus ludique de Whatsapp a,comme j’ai pu le constater,souvent plu à nos amis internationaux. Certes,il faut : 1) s’habituer à s’en servir et à l’utiliser – mais on s’y fait plutôt vite (on passe clairement la journée sur nos téléphones:-) 2) la facilité d’envoyer un message peut engendrer le problème que l’on réponde à toute heure et/ou parfois rapidement saturer/polluer une conversation (tout le monde répond à tout le monde,etc.) Néanmoins,comme tout nouveau moyen de communication,il faut apprendre à bien s’en servir,ne pas en abuser mais cela reste pour moi un outil qui deviendra rapidement indispensable dans le futur! Merci beaucoup pour cette évolution et pour les futurs moyens de communication de nos équipes :-)