Quid du « Daily Production Schedule »

Le « Daily Production Schedule » (DPS) est en fait un « simple » rétro-planning. Aussi connu sous le nom de « Prep Schedule », on devrait même le nommer « Daily Pre-Production Schedule » pour être précis. C’est une sorte de calendrier prévisionnel rédigé par la production en phase préparatoire, avant le tournage donc, pour transmettre les grandes et petites échéances de la préparation à l’équipe.

Littéralement, un planning repose sur la planification d’échéances avec une date de début (le tournage par exemple via son plan de travail). Le rétro-planning, lui, consiste à les planifier avec une date butoir (les essais caméras par exemple).

Assez courant à l’étranger, ce document est rédigé et envoyé par l’assistant de production ou le secrétaire de production qui centralise, au bureau de préparation, les informations qu’on lui transmet. Il est généralement soumis au directeur de production, voire au premier assistant réalisateur avant son envoi.

Sur certains films « low budget », il arrive que le second assistant réalisateur s’en charge temporairement en début de préparation si les effectifs dans le département production sont minces…

Son contenu est très simple car il tient en 4 mots (en anglais, sorry :) à l’ordre indicatif : le « When, What, Who, Where ! » que nous traduirons aisément par : le « Quand, Quoi, Qui, Où » !

En France, on y préfère souvent le simple courriel qui confirme l’événement ou les agendas partagés à la Google Calendar (bientôt un article sur le sujet). Les web applications dédiées au milieu remplissent bien ce rôle comme Setkeeper ou encore OutlookMovie mais ce sont des solutions payantes que toutes les productions ne pourront pas se permettre malheureusement.

Le « Where » & le « When » !
Le lieu et la date / heure de l’événement.

Le « What » !
Une audition, une répétition, une lecture technique, un repérage, un essayage costume, un essai maquillage ou SFX, une nouvelle version de scénario, un nouveau plan de travail, des essais filmés ou caméra(s), les indisponibilités d’un réalisateur ou d’un comédien, un segment important du rétro-planning de la déco… Bref, toutes ces échéances constituent le contenu du « DPS ».

Le « Who » !
Les personnes concernées par l’échéance en question et qui seront bien sûr citées sur la ligne correspondante. En cas de doute ou de disponibilité à confirmer, on peut citer ladite personne en la mettant en rouge ou avec un point d’interrogation si sa participation n’est pas indispensable. À son bon vouloir.

Comment structurer un « DPS » ?

Sous un logiciel de traitement de texte ou un tableur. Par semaine et par jour (calendaire, ouvré ou ouvrable).

Les jours calendaires (les 7 jours de la semaine), les jours ouvrables (les 6 jours sans le dimanche) et ouvrés (les 5 jours sans le samedi et dimanche).

Les week-ends peuvent y figurer même s’il est préférable de ne pas compter dessus pour se reposer… Les indiquer en gris par exemple sera déjà un peu dissuasif (cf notre modèle plus bas ;).

En en-tête d’une semaine X ou Y, on peut faire figurer une ligne non déterminée à un jour précis. Cela correspondra à un événement qui doit se tenir cette semaine-là mais dont la date n’est pas encore confirmée.

Vous pouvez aussi mettre une couleur distinctive pour les mises à jour afin que l’équipe cible les nouveautés en un coup d’oeil ou encore pour les échéances non-confirmées. N’hésitez pas à faire une légende si le code couleur devient complexe !La transmission du « DPS » ?

Par courriel, en pièce jointe et au format PDF ! Généralement à toute l’équipe même si tous ne sont pas concernés par les échéances qui y sont indiquées. Cela permet de donner une vue d’ensemble sur les avancés préparatoires et de sensibiliser un équipier sur un événement qui pourrait l’intéresser.

Ce document est envoyé par la production, comme évoqué plus haut, tous les jours et uniquement aux techniciens, pas à la distribution. On peut rappeler à l’envoi, dans le corps du message en plus du document en pièce jointe donc, un événement important à venir les jours suivants ou le lendemain. La redondance a parfois du bon et évite les petits ratés.

Les petits plus

Vous pouvez agrémenter ce document avec le logo de la production, indiquer une date d’émission / édition, utiliser des trames de couleur, mettre une mention écologique en pied de page type « Afin de contribuer au respect de l’environnement, merci de n’imprimer ce document qu’en cas de nécessité / Please consider the environment before printing this document », etc !

On peut aussi indiquer la date de la première journée de tournage avec les semaines -1, -2, -3 … afin de montrer le temps qu’il reste avant le jour J.

Passer ces exemples, optez pour la lisibilité en restant simple tout en adaptant ce document au type de projet.

Les avantages

La rédaction, transmission et lecture des informations contenues dans ce document nécessitent peu de technologies. Un compte e-mail, une petite connexion internet et c’est tout ! En plus, c’est gratuit !

Les agendas synchronisés sont parfois capricieux (réglages parfois complexes et bogues…) et tout le monde ne possède pas un smartphone adapté, une application à jour ou une connexion internet 24h sur 24. Les web applications sont très biens réalisées dans ce domaine mais elles ont un coût encore une fois.

Pour conclure

Quand débute la préparation et le moment du choix des outils de communication avec l’équipe, le « Daily Production Schedule » (DPS) peut représenter une alternative efficace et économique qui renforcera la coordination des départements en préparation. L’assistant peut proposer cet outil s’il est ignoré jusqu’alors par la production. L’essayer, c’est l’adopter !

À l’instar des groupes WhatsApp, SetKeeper, OutlookMovie, Trello etc, le « DPS » ne doit pas pour autant remplacer le bon vieux coup de téléphone pour s’assurer de la bonne transmission de l’information auprès d’un membre de l’équipe.

Vous trouverez un modèle à adapter à votre convenance sur notre page du même nom.

N’hésitez pas à partager vos trucs et astuces dans ce domaine dans les commentaires en bas de cet article.

Image à la une : Advancesystems.ie

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